Vous pouvez faire apparaà®tre des paramètres comme Contrats, Dpae etc ... et les confirmer lorsque ces tà¢ches ont bien été réalisés

Donnez le nom que vous souhaitez pour ces paramètres: réglage global pour tous les événements

Le Planning

Panneau Evénement

Planning

Panneau Membres

Si la feuille d'événement est ouverte en même temps les informations suivent.

Pour modifier les groupes

1. cliquer sur "Employés" dans le menu

2. cliquer sur "A First liste" ou "B second liste" pour trouver la personne

3. face à  son nom il y a des flèches pour modifier le groupe de 1 à  20
Face- 1  signifie le groupe 1 donc il sera placé en premier, et "Face" est le nom que vous avez donné au groupe 1 comme "Système" pour le groupe 5

4. retourner au planning   

couleur: groupe 1 => jaune, groupe 4 => bleu, groupe 7 => rouge

Pour donner un nom au groupe, cliquez dans le menu "Employé" puis "Groupes"

Pour ajouter une annotation à  une cellule pour un jour spécifique d'un employé, vous pouvez simplement cliquer sur le coin supérieur gauche de la cellule tout en maintenant la touche "Ctrl" ou "Maj" enfoncée. Cela fera apparaà®tre un petit point bleu. Ensuite, il vous suffira de cliquer sur ce point et de saisir votre note avant de l'enregistrer, le point changera alors de couleur.

Pour Supprimer une annotation :

• Pour effectuer un défilement horizontal, vous pouvez utiliser la combinaison de touches "Maj + molette". Quant au zoom avant ou arrière (grossissement ou rétrécissement des polices), vous pouvez utiliser la combinaison de touches "Ctrl + molette".
• Si vous souhaitez déplacer votre planning vers une date spécifique, il vous suffit de cliquer sur la date correspondante à  l'événement et le planning se translatera automatiquement à  cette date.

• Trier vos evénements ou affaires par nom, date, ou nom du "booker"
  

Vous pouvez déplacer la grille, avec un clique maintenu puis en déplaà§ant la souris

 

Cliquer sur employé puis Ajouter employé

l'employé va recevoir un email pour savoir si il est d'accord pour utiliser BookingTech puis un 2ème pour qu'il renseigne ses métiers et si il accepte de partager ses disponibilités.

Il apparaitra automatiquement sur votre planning liste B groupe 10

Un changement d'horaire de dernière minute, ou toute autre info comme la mise à  jour des fichiers joints ...

Vous pouvez alors envoyer un email ou sms pour prévenir l'équipe.

Lorsque vous créez une vacation pour plusieurs employés, vous devez renseigner l'heure de Get in et le nombre d'heures de travail pour chacun sur le tableau apparaissant après avoir cliquer sur l'envoie

Sous ce tableau, si vous cliquez sur "Appliquer à  tous les membres", à  chaque fois que les jours de travail entre les différents employés sont similaires les champs "Getin", "heures" et "Agenda" seront renseignés en une seule opération.

Une fois la proposition acceptée par l'employé, il sera toujours possible de modifier ces horaires, et l'employé pourra voir les changements depuis sa feuille de route.

Attention  il ne reà§oit aucun avertissement, il est donc souhaitable de lui envoyer un message: "changement  d'horaire voir la feuille de route"

Ajouter

Pour réinitialiser une invitation modifiée mais pas encore envoyée il faut double-cliquer sur une case verte, jaune ou mauve

Supprimer

Pour réinitialiser une invitation modifiée mais pas encore envoyée, il faut double-cliquer sur une case verte, jaune ou mauve

Modifier

 Pour supprimer un élément il faut passer par une case mauve,  ne jamais effacer une case jaune sauf si on en recré une dans la même invitation.

En effacant une case jaune on envoie aucun message à  l'employé donc la case n'est pas supprimée de son calendrier, et si vous réactualisez la page vous verrez également que l'élément en question est toujours là .

Pour réinitialiser une invitation modifiée mais pas encore envoyée il faut double-cliquer sur une case verte, jaune ou mauve

 

 ....
Modifier des invitations déja validées en vidéo

Ceci est un espace de communication récemment créé pour discuter des détails et du déroulement de l'affaire en question. Vous pouvez copier/coller tous les documents pertinents. Cet espace sera visible dès la soumission de la proposition de travail et sera accessible/modifiable ultérieurement dans la feuille de route.

Pour autoriser les employés à  scanner ses notes de frais, en bas dans la Page d'événement (le crayon)

Retrouver les frais dans la feuille d'événement, ils peuvent alors être validés ou refusés par le commercial puis payé avec la date du paiement par le comptable :

Coté Employé dans son application :

Lorsque le commercial n'est pas le booker, ce tableau facilite la communication entre eux. Le commercial peut remplir tous les champs qu'il souhaite, ce qui permet ensuite au booker de vérifier aisément si tous les besoins ont été correctement pris en compte.

Ce tableau est complètement indépendant il est purement informatif.

Biensur il est facultatif mais il permet si besoin de communiquer avec précision

"1. Sélectionner une affaire

2. Double cliquer sur la case désirée : la case se transforme en 3 petites cases

3. Cliquer sur une des petites cases

4. au moment de l'envoi une fenêtre voue demandera de préciser l'heure du 'getin' et la durée de la vacation.

Utile par exemple pour une prépa, le technicien pourra être sollicité pour une autre vacation le même jour.

Pour associer un véhicule à  une affaire il faut en premier le définir dans votre parc :

puis vos véhicules apparaissent dans votre planning :

Vous pouvez les sélectionner (jaune) puis les valider avec un click long dessus.

pour occupations type vacation il faudra préciser l'heure de début et la durée

Dans la feuille de route l'onglet "Véhicules" va apparaà®tre.

Attention le getin du départ "Véhicule" n'est pas forcément le getin de l'affaire.

Vous pouvez annoter les employés, mais ce ne peut être que "Factuel" car l'employé peut le lire. Ceci à  l'avantage de résoudre les problèmes inhérents au RGPD et permet une certaine transparence qui favorise la confiance dans cet outil.

plus d'infos :

Les (vos) Notes sont utilisables dans le moteur de recherche

Créez une affaire avec un nom quelconque (mail ou mess par exemple) puis sélectionnez les employés auquel vous désirez envoyer un simple message SMS ou Email.

Puis cliquez sur l'icone (voir la capture si dessous)

une fois l'envoie effectué vous pouvez supprimer l'affaire créé (en jaune ex: mail ou mess)

L'employé peut  faire un selfi avec son smartphone, en accédant depuis son calendrier BookingTech à  "réglage" puis "profil" puis en cliquant sur l'image.

Cette photo sera immédiatement acessible par vous sur le planning en passant votre souris sur son nom, et à  l'aide du click droit vous pourrez l'enregistrer.

Sélectionner l'affaire puis utiliser l'outil trombonne, cliquer sur ajouter sélectionner votre fichier et nomer le et c'est terminé.

Il sera immédiatement accessible par les travailleur en cliquant sur la date de l'affaire dans leur calendrier BookingTech.

En cliquant sur la date dans la section "événnement" le planning se translate à  cette date.

La molette de la souris vous permet de revenir à  la semaine courante.

Pour modifier une proposition vous devez supprimer l'invitation en 

1. sélectionner l'affaire

2. Clicker sur la croix en face de la personne dans la partie "membres" (le traavailleur reà§oit un message lui indiquant que l'affaire est annulée ou modifiée, cela libère son calendrier et votre planning)

3. Recréer l'invitation avec les modifications

Si le travailleur refuse une ou des dates, les cases deviennent rouges sur votre planning, vous pouvez conserver ce rouge pour vous souvenir qu'il a refusé, mais si finalement il change d'avis, pour pouvoir le réinviter il faut supprimer ce rouge en cliquant dessus.

 

Pour vérifier les horaires d'une vacation déja présente dans le planning (case grise), vous devez cliquer "jaune" (mode sélection) dans une vacation disponible, puis cliquer de nouveau dessus en attendant l'ouverture d'une fenêtre.

Si une vacation est "verte", un clic long ouvrira la même fenêtre pour vous renseigner sur les horaires que vous avez déjà  renseigné.

Sinon vous pouvez remplir ces horaires à  la toute fin. Lors de l'envoi, cette fenêtre s'ouvrira de nouveau techniciens par technicien, sauf si vous avez coché "Appliquer à  tout les membres" à  condition que les jours correspondent.
IMPOSSIBLE D'ENVOYER UNE VACATION SANS AVOIR REMPLI HORAIRE ET DUREE

Astuce, mieux vaut renseigner ces champs avant l'envoi, si cetains horaires et durées sont différents par employé.

DAans ce cas il sera toujours possible de cliquer sur "Appliquer à  tous les membres" puis de modifier ces renseignements un par un.

Dans ce cas, vous pouvez installer encore 3 "Booker ou Commercials"

Si INSTALLER CONTACT est grisé, vous avez utilisé tous les contacts disponibles.

Contact supplémentaire (hors forfait) 
si vous désirez ajouter un contact supplémentaire contactez nous

1. cliquer sur chercher

2. cliquer sur "A First liste" ou "B second liste" 

3. Une fois l'employé repéré, cliquer sur A ou B pour le changer de liste

4. retourner au planning

employé -> liste A ou B -> désélectionner A ou B sous l'employé pour le supprimer du planning. Revenez sur le planning, il a disparu. Pour le réintégrer il suffit de le rechercher puis cliquer sur A ou B

Si vous contactez un travailleur, il a la possibilité de faire apparaitre une case à  demie barrée qui sera invisible coté employeur, mais qui permettera si le travailleur reà§oit une autre proposition de se rappeler qu'il a déja une option, il pourra alors éventuellement vous contacter pour prendre une décision.

  le symbol rond signifie qu'il a reà§u une proposition sur une date en option  

Il est parfois inutile d'envoyer une proposition de travail pour être validée, car c'est un collaborateur au sein de votre entreprise.

Dans ce cas  :

1. accéder à  son profil

2. cliquer la case : Accepter automatiquement les propositions de l'entreprise

par contre en cas d'annulation, la personne recevra un mail d'annulation

Cette info est également présente dans l'aide sur leur calendrier BookT (via le menu)

Il est possible de changer une vacation en jourée et vice versa.

Il y a une subtilité dans le cas d'une invitation comportant un seul élément soit A la journée ou vacation que l'on désir modifier, dans ce cas il faut passer par la création d'une date fictive B,  puis modifier A et enfin effacer B

Modifier des invitations déja validées plus besoin d'annuler puis de réinviter avec la modification

Un clic maintenu sur la case des payes permet de faire apparaitre un R pour responsable de la vacation.

Plusieurs responsables peuvent être désignés, il seront présent dans la feuille de route des techniciens dans la section  "Responsables"

La page jours travaillés dans le calendrier des employés, résume les jours déclarés avec les heures et les paies.
Si vous paramétrez correctement ces éléments il n'est plus nécessaire de communiquer à  ce sujet en fin de mois.